Workflow Engine

Die Workflow Engine verarbeitet mehrstufige Prozesse mit verschiedenen Abhängigkeiten und Zuständigkeiten.

Beispiel:

  1. Die Lehrperson prüft die Anwesenheit der Lernenden und kennzeichnet alle unentschuldigt Abwesenden.
  2. Die Workflow Engine prüft regelmässig unentschuldigte Absenzen und verschickt automatisch eine E-Mail an diese Lernenden mit der Aufforderung anzugeben, warum sie nicht anwesend waren.
  3. Die Lernenden erfassen im Absenzenmodul ihre Entschuldigung mit den erforderlichen Nachweisen.
  4. Die Workflow Engine verschickt eine Benachrichtigung an die Schulverwaltung, welche die Entschuldigung prüft.
  5. Die Schulverwaltung prüft und verarbeitet die Entschuldigungen. 
  6. Die Workflow Engine markiert die akzeptierten Entscheide als «entschuldigt abwesend» und informiert die Lehrperson der betroffenen Lektion.  
 
Die Workflow Engine kann bei Bedarf zusätzliche Eskalations-Prozesse auslösen. Beispielsweise wenn ein Lernender seinen Nachweisen nicht nachkommt, könnte automatisiert ein Schreiben an die Eltern oder Berufsbildner generiert und verschickt werden. Handelt es sich um druckbare Briefe oder PDFs im Corporate Design der Institution, bereitet diese die Document-Engine auf.

Funktionen

  • Mühsame und repetitive Arbeiten werden automatisiert
  • Prozesse und Vorgaben können digitalisiert abgebildet werden
  • Offene Architektur um schulspezifische Prozesse digital abbilden zu können
  • Die Workflow Engine ermöglicht einen Überblick über den Status der verarbeiteten Fälle
  • Status und Prozess-Zustände können beeinflusst und zurück gesetzt werden

Rollen und Rechte

  • Die Workflow Engine arbeitet mit den bestehenden Rollen und Rechten der Schulportal-Lösung
  • Lernende oder Lehrpersonen sehen Ihre offenen und zu bearbeitenden Prozess als To do-Listen
  • Die Administration kann Prozesszustände jederzeit verändern oder zurücksetzen

Drittapplikationen, Schnittstellen

  • Die Workflow Engine verarbeitet Prozesse im Hintergrund von mehreren Modulen:
    Absenzenwesen, Abschlussarbeiten oder To do Listen 
  • Die Workflow Engine kann Daten als auslösende Mechanismen von Drittsystemen verarbeiten und an solche weitergeben

Verwandte Module