Absenzen

Mit diesem Software-Modul verwalten Ihre Schule Absenzen einfach und elektronisch. Alle Beteiligten sehen den Status einer Absenzen jederzeit. Schulspezifische Workflows sind konfigurierbar. 

Funktionen

  • Absenzen erfassen, ermahnen, entschuldigen und kontrollieren
  • Digital und transparent für Lehrpersonen, Lernende und die Verwaltung
  • Absenzen können auch auf dem Smartphone mittels App erfasst und bearbeitet werden
  • Übersicht der Absenzen für Lehrpersonen nach Klassen und Lektionen
  • Semesteransicht der Absenzen einer Lektion
  • Semesteransicht der Absenzen aller Lernenden
  • Übersicht der Absenzen pro Lernenden („To do“ Listen) mit Anzeige der zu beantwortenden unentschuldigten Absenzen und Stati weiterer Absenzen
  • Schulspezifische Prozesse können zusammen mit der Workflow Engine konfiguriert werden
    (Zeit-, Eventgesteuert, dynamische Formulare)
  • Die Korrespondenz kann ähnlich der Serienbriefunktion basierend auf MS Word-Vorlagen und der Document Engine direkt in der Cloud erfolgen

Workflows

Vorerfassung:
  • Absenzen können vorerfasst werden wenn vorgängig bekannt und entschuldigt. Z.B. ein im Sekretariat gemeldeten Krankheitsfall oder eine Arztdispens.
  • Vorerfassungen sind für einzelne oder mehrere Schüler und ganze Klassen gleichzeitig möglich; zudem für einen oder mehrere Tage,  einzelne oder mehrere Lektionen basierend auf der vorgängigen Datumsauswahl.
  • Vorerfasste Absenzen sind für die betroffenen Lektionen und dessen Lehrpersonen sichtbar

Erfassung im Schulalltag:

  • Lehrpersonen können während oder nach dem Unterricht die Präsenz der Lernenden prüfen, bekannte Absenzen einsehen und neue Absenzen erfassen.
  • Eine Lehrperson kann für eine andere Lehrperson Stellvertretungen übernehmen.
  • Erfasste Absenzen können einen schulspezifischen Prozess auslösen. Z.B. eine Benachrichtigung der Klassenlehrperson, Lehrpersonen der betroffenen Lektionen, Kursleiter, …

Ermahnen:

  • Unentschuldigt abwesende Lernende bekommen automatisiert eine Benachrichtigung mit der Aufforderung ihre Abwesenheit zu begründen.
  • Nach Erbringung einer Begründung kann diese automatisiert an die nächste Instanz (z.B. Sekretariat) zur weiteren Prüfung weitergeleitet werden

Konfiguration

  • Absenz-Arten können schulspezifisch erfasst werden («Arzt», «Militär», …)
  • Erfassbar sind auch Verspätungen und «disziplinarische Vermerke»
  • Aufforderungen und Benachrichtigungen können als E-Mail-Vorlagen oder Word-Templates definiert werden

Rollen und Rechte

  • Lehrpersonen prüfen die Anwesenheit der Lernenden und vermerken unentschuldigte Absenzen
  • Lernende können Absenzen entschuldigen und sehen unentschuldigte Absenzen auf ihrer «To do-Liste»
  • Die Schulverwaltung kann Absenzen erfassen und ermahnen und Nachweise einfordern (Arztzeugnis, etc.) 

Drittapplikationen, Schnittstellen

  • Absenzen und Vermerke sind direkt im Klassenbuch sichtbar und vermerkt
  • Der tagesaktuelle Stundenplan ist direkt mit dem Absenzenwesen verbunden

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